Emlak CRM ve takip programı: ne işe yarar, hangi özellikler şart, ücretsiz başlangıç (Excel şablonu dahil)

NUppel Ekibi · Yayın: 22 Ekim 2026 · 5 dk okuma

Emlak CRM nedir, bir ofise ne kazandırır?

CRM, "müşteri ilişkileri yönetimi" demektir; emlakta talepleri, portföyü ve görüşmeleri birbirine bağlayan kayıt sistemidir. Elle tutulan defterden farkı şudur: bir müşterinin "Kadıköy'de 3+1, 10 milyona kadar" talebi girildiğinde program portföyde uyan ilanları gösterir, gösterim tarihini hatırlatır ve sözleşme süresi dolmadan uyarır.

Küçük ofiste CRM üç şeyi çözer:

• Unutulan talep yok. Telefonla arayıp "bir daha ararım" diyen müşteri kayıt altındadır.
• Portföy ve talep eşleşir. Yeni ilan girildiğinde uyan müşteriler listelenir.
• Yönetmelik kayıtları düzenli durur. Her yetkilendirme sözleşmesi için dosya açılır ve beş yıl saklanır (md. 14/2-k); gelen her teklif yazılı iletilir (md. 14/2-ğ); gösterme belgesi her alıcı için düzenlenir (md. 19). Program bunları tek dosyada tutar.

Emlak takip programında olması gereken 8 özellik

Portal ilanlarını otomatik çekme, WhatsApp entegrasyonu ve mobil uygulama işi kolaylaştırır; ama ilk sekiz madde yoksa diğerleri süs kalır.

Ücretsiz başlangıç: Excel / Google Sheets şablonu

Yeni ya da tek danışmanlı ofis için ilk altı ay bir tablo yeterlidir. Hazırladığımız şablon üç sayfadan oluşur: Müşteriler, Portföy, Gösterimler. Virgülle ayrılmış metin biçimindedir; Excel'de ya da Google Sheets'te "içe aktar" ile açılır.

• Emlak müşteri ve portföy takip şablonunu indirin (CSV, tek dosya; sayfa adları ilk sütunda)

Kullanım kuralı: her görüşmeden sonra tabloyu güncelleyin, haftada bir "sözleşme bitiş" sütununu tarihe göre sıralayın, ayda bir "kaynak" sütununu sayıp hangi kanalın müşteri getirdiğine bakın. Kişisel veri içerdiği için dosyayı şifreli tutun ve KVKK aydınlatma metninizde müşteri kayıtlarından söz edin.

Ne zaman ücretli programa geçilir?

Tablo şu üç belirtiden birinde yetmez olur:

1. İkinci danışman geldiğinde: aynı dosyayı iki kişi düzenleyince kayıt kaybolur.
2. Portföy yüzü geçince: talep ↔ portföy eşleştirmesi elle yapılamaz.
3. Hatırlatma ihtiyacı doğunca: sözleşme bitişleri ve gösterim randevuları kaçmaya başlar.

Fiyat düzeyi: Türkiye'ye özel bir emlak CRM'i olan EmlakCRMx, Capterra'da kullanıcı başına aylık 11 $'dan başlayan fiyat ve ücretsiz deneme ile listeleniyor (Capterra, 2026); genel amaçlı giriş seviyesi CRM'ler kullanıcı başına aylık 5–25 $ aralığında (AIMultiple, Nisan 2026). Yıllık ödemede fiyat düşer, yapay zekâ özellikleri çoğu zaman ayrı kalemdir. Seçmeden önce 30 günlük denemede kendi portföyünüzü yükleyip 8 maddelik listeyi tek tek kontrol edin.

Web sitesi, CRM'in yerine geçer mi?

Hayır; ikisi farklı iş yapar. Web sitesi müşteriyi getirir (Google'da bulunma, portföy vitrini, talep formu); CRM müşteriyi takip eder. İyi düzen, sitedeki formdan gelen talebin CRM'e girilmesidir: form "bölge, bütçe, telefon" sorar, siz ya da program bunu müşteri kartına işler. Site kurarken formun bu üç alanı sorduğundan emin olun; nasıl kurulacağı emlak web sitesi yazısında.

Program seçerken sorulacak beş soru

1. Verimi Excel/CSV olarak dışa aktarabilir miyim; sözleşme biterse kayıtlarım bende kalır mı?
2. Portföy kartında il/ilçe/mahalle/ada/parsel ve sözleşme bitiş tarihi alanı var mı?
3. Gösterme belgesi ve teklif kaydı tutuyor mu?
4. Veriler nerede saklanıyor; KVKK için aydınlatma ve veri işleme sözleşmesi veriyor mu?
5. Danışman sayısı arttıkça fiyat nasıl değişiyor?

Sık sorulan sorular

Ücretsiz emlak takip programı var mı?

Tam ücretsiz bir program yerine çoğu üreticinin süreli deneme ya da sınırlı ücretsiz planı vardır. Tek danışmanlı ofis için ücretsiz Excel ya da Google Sheets tablosu ilk altı ay yeterlidir; şablonu yukarıdan indirebilirsiniz.

Emlak CRM programı ne kadar?

Türkiye'ye özel bir programda kullanıcı başına aylık 11 $'dan başlayan fiyat listeleniyor; genel CRM'ler 5–25 $ aralığında. Yıllık ödeme ve danışman sayısı fiyatı değiştirir; güncel tutarı üreticiden alın.

Excel'de emlak takibi KVKK'ya uygun mu?

Müşteri adı ve telefonu kişisel veridir; dosya şifreli ve erişimi sınırlı tutulur, aydınlatma metninde kayıt tutulduğu belirtilir. Program kullanırken de aynı yükümlülük sürer; üreticiden veri işleme sözleşmesi isteyin.

Portaldaki ilanlarımı CRM'e otomatik aktarabilir miyim?

Bazı programlar bunu sunar; portalın buna izin verip vermediğini ve verinin güncel kalıp kalmadığını denemede kontrol edin. Çoğu ofis portföyü bir kez CRM'e girip portala oradan kopyalar.

Yönetmelik CRM kullanmayı zorunlu kılıyor mu?

Hayır; ama sözleşme dosyasını beş yıl saklamayı, teklifleri yazılı iletmeyi ve gösterme belgesi düzenlemeyi zorunlu kılar. Bunları defterle de yapabilirsiniz; program yalnızca düzenli tutmayı kolaylaştırır.

Danışmanlarım kendi telefonlarında müşteri listesi tutuyor; ne yapmalıyım?

Ofisin müşteri kayıtları işletmeye aittir ve yönetmeliğin istediği sözleşme dosyasıyla birlikte saklanır. Tek bir ortak tablo ya da program kurun, her danışmanın kendi kayıtlarını oraya girmesini işe giriş kuralı yapın; danışman ayrıldığında erişimini kapatın. Böylece hem beş yıllık saklama yükümlülüğü yerine gelir hem de portföy ofiste kalır.